1 Inleiding

1. TRIQS hecht belang aan een zorgvuldige en transparante omgang met persoonsgegevens en verwerkt deze in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en overige toepasselijke wet- en regelgeving.
2. Deze privacyverklaring is van toepassing op alle Gebruikers van Online360 (zowel consumenten als zakelijke Gebruikers) en op Deelnemers wier gegevens in het kader van een meting worden verwerkt.
3. Begrippen die met een hoofdletter zijn geschreven, hebben dezelfde betekenis als in de Algemene Voorwaarden van TRIQS.

2 Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw gegevens

1. TRIQS B.V. is, behoudens hetgeen in artikel 6 van deze privacyverklaring is bepaald over de rol van TRIQS als verwerker, de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens in het kader van Online360.
2. De contactgegevens van TRIQS zijn opgenomen in artikel 18 van deze privacyverklaring.

3 Voor wie geldt deze privacyverklaring

1. Gebruiker: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die een Account aanmaakt en/of een Meting afneemt via Online360, zowel consumenten als zakelijke Gebruikers.
2. Deelnemer: de natuurlijke persoon over wie, of door wie, in het kader van een Meting feedback wordt gegeven of ontvangen, en die zelf niet noodzakelijkerwijs een Account heeft.
3. Online360 is bedoeld voor gebruik door personen van 18 jaar en ouder. Zowel de Gebruiker als de door hem uitgenodigde Deelnemers dienen 18 jaar of ouder te zijn.
4. Door een Rapportage aan te schaffen, verklaart de Gebruiker 18 jaar of ouder te zijn.

4 Welke persoonsgegevens verwerkt TRIQS

1. Accountgegevens: naam, e-mailadres, (indien van toepassing) organisatienaam en functie, inloggegevens en overige gegevens die bij registratie worden verstrekt. Indien een factuur gewenst is: btw-nummer, adres, postcode en woonplaats.
2. Betaalgegevens: gegevens die nodig zijn om een Meting te kunnen afrekenen via bankoverboeking of Wero, waaronder betaalkenmerken en betalingsstatus. TRIQS slaat geen volledige bankrekening- of betaalpasgegevens op die niet noodzakelijk zijn voor de afhandeling van de betaling.
3. Metinggegevens: door de Gebruiker ingevoerde gegevens over Deelnemers (zoals naam en e-mailadres, ten behoeve van uitnodigingen), alsmede de door Deelnemers ingevulde feedback en de daaruit voortvloeiende Meldingen (voortgangsoverzichten, signaleringen, rapportages en resultaten).
4. Gebruiksgegevens: technische en functionele gegevens over het gebruik van Online360, zoals inlogmomenten, (IP-)logbestanden en, voor zover van toepassing, cookiegegevens (zie artikel 13).
5. Contact- en klantenservicegegevens: gegevens die worden verstrekt bij vragen, klachten of ander contact met TRIQS.
6. Het verstrekken van Accountgegevens en Betaalgegevens is noodzakelijk om een Account aan te maken respectievelijk een Rapportage af te nemen. Zonder deze gegevens kan Online360 niet, of niet volledig, worden gebruikt.

5 Voor welke doeleinden en op welke grondslag

1. Het aanmaken en beheren van een Account en het onderhouden van de relatie met de Gebruiker, op grond van de uitvoering van de Overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG).
2. Het afhandelen van betalingen voor een Meting, op grond van de uitvoering van de Overeenkomst en, voor zover van toepassing, het voldoen aan wettelijke (fiscale/administratieve) verplichtingen (artikel 6 lid 1 sub b en c AVG).
3. Het opzetten, uitvoeren en rapporteren van Metingen, waaronder het versturen van uitnodigingen aan en het verwerken van feedback van Deelnemers, op grond van de uitvoering van de Overeenkomst tussen TRIQS en de Gebruiker respectievelijk op grond van het gerechtvaardigd belang van de Gebruiker als verwerkingsverantwoordelijke voor het uitvoeren van een 360-graden feedbackmeting (artikel 6 lid 1 sub b en f AVG).
4. Het beveiligen en verbeteren van Online360, waaronder het analyseren van gebruiksgegevens, op grond van het gerechtvaardigd belang van TRIQS bij een goed werkend en veilig platform (artikel 6 lid 1 sub f AVG).
5. Het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals fiscale bewaarplichten en het behandelen van verzoeken van betrokkenen, op grond van artikel 6 lid 1 sub c AVG.
6. Het afhandelen van vragen en klachten, op grond van de uitvoering van de Overeenkomst en het gerechtvaardigd belang van TRIQS bij goede klantenservice.

6 TRIQS als verwerkingsverantwoordelijke en als verwerker

1. Voor de Accountgegevens, Betaalgegevens en Gebruiksgegevens treedt TRIQS op als verwerkingsverantwoordelijke.
2. Voor de Metinggegevens die door of namens de Gebruiker in Online360 worden ingevoerd (waaronder gegevens van Deelnemers en de door hen gegeven feedback) treedt TRIQS op als verwerker, met de Gebruiker als verwerkingsverantwoordelijke. Dit geldt zowel voor zakelijke als consumenten-Gebruikers.
3. Met zakelijke Gebruikers sluit TRIQS een verwerkersovereenkomst waarin de afspraken over deze verwerking nader zijn vastgelegd. De Gebruiker accepteert deze verwerkersovereenkomst langs elektronische weg bij het aanmaken van een zakelijk Account binnen Online360; TRIQS legt daarbij vast welke versie van de verwerkersovereenkomst is geaccepteerd, op welk moment en door welke Gebruiker.
4. De Gebruiker staat ervoor in dat Deelnemers op rechtmatige wijze worden benaderd en dat, waar vereist, een passende grondslag (waaronder toestemming) aanwezig is voor het verwerken van hun persoonsgegevens binnen Online360.
5. TRIQS biedt de Gebruiker binnen Online360 de functionaliteit die nodig is om als verwerkingsverantwoordelijke aan zijn verplichtingen uit de AVG te kunnen voldoen, waaronder het afhandelen van verzoeken van Deelnemers (zie artikel 14).

7 Bewaartermijnen

1. E-mailadressen van Deelnemers worden uiterlijk 30 dagen na afronding van de betreffende Meting automatisch vernietigd.
2. Namen van Deelnemers en overige tot personen herleidbare Metinggegevens (waaronder de resultaten en rapportages van de Meting) worden vanaf het moment waarop de betreffende Meting is aangemaakt maximaal 1 jaar versleuteld (encrypted) opgeslagen en na het verstrijken van deze termijn automatisch en definitief vernietigd. Deze bewaartermijn van 1 jaar is een maximumtermijn waarvan niet wordt afgeweken; het is de verantwoordelijkheid van de Gebruiker om resultaten en rapportages van een Meting tijdig, dat wil zeggen vóór het verstrijken van deze termijn, zelf te downloaden en te bewaren.
3. Na het verstrijken van de bewaartermijn van 1 jaar kunnen de resultaten en rapportages van de betreffende Meting niet langer via het platform worden gedownload.
4. Aan de in dit artikel genoemde bewaartermijnen kunnen geen rechten worden ontleend, onverminderd de rechten die een betrokkene kan ontlenen aan artikel 14.
5. Onder misbruik wordt in dit artikel in ieder geval verstaan: gebruik van Online360 in strijd met de wet, deze privacyverklaring of de Algemene Voorwaarden van TRIQS, of op een wijze die de systemen, gegevens of andere Gebruikers en Deelnemers van Online360 schaadt of in gevaar brengt. Bij misbruik van Online360 of van de daarin verwerkte gegevens is TRIQS gerechtigd de betreffende gegevens zonder voorafgaande communicatie te vernietigen.
6. De bewaartermijn van 1 jaar laat de regeling voor inactieve Accounts in artikel 8 onverlet: verwijdering op grond van artikel 8 kan eerder plaatsvinden.
7. Accountgegevens, Betaalgegevens en Gebruiksgegevens worden bewaard zolang de Gebruiker een Account heeft bij Online360. Bij verwijdering van het Account — op verzoek van de Gebruiker, op grond van artikel 8 (inactieve Accounts), of anderszins — worden deze gegevens uit Online360 verwijderd.

8 Inactieve accounts

1. Een Account wordt als inactief aangemerkt indien gedurende een aaneengesloten periode van 12 maanden geen gebruik is gemaakt van Online360.
2. Voordat de in het vorige lid genoemde termijn van 12 maanden is verstreken, stuurt TRIQS tijdig een e-mail naar het bij TRIQS bekende e-mailadres van de Gebruiker met een waarschuwing over de geconstateerde inactiviteit en de aankomende verwijdering.
3. Reageert de Gebruiker niet binnen 30 dagen na verzending van deze waarschuwingsmail (bijvoorbeeld door opnieuw in te loggen of contact op te nemen met TRIQS), dan is TRIQS gerechtigd het Account, inclusief de daaraan gekoppelde persoonsgegevens en Meldingen, definitief te verwijderen, ook indien de bewaartermijn van artikel 7 op dat moment nog niet is verstreken.
4. Aan de in dit artikel bedoelde waarschuwingsmail kunnen geen rechten worden ontleend. De Gebruiker blijft te allen tijde zelf verantwoordelijk voor het in stand houden van het Account (bijvoorbeeld door tijdig in te loggen), ongeacht of de waarschuwingsmail is ontvangen of gelezen.

9 Archivering van meldingen

1. Alle Meldingen die binnen Online360 worden gegenereerd, waaronder in ieder geval voortgangsoverzichten, signaleringen en rapportages die voortvloeien uit een uitgevoerde Meting, worden na afronding van de betreffende Meting automatisch gearchiveerd.
2. Gearchiveerde Meldingen blijven, met inachtneming van de bewaartermijnen in de artikelen 7 en 8, raadpleegbaar binnen het Account van de Gebruiker en worden niet tussentijds gewijzigd.
3. Verwijdering van gearchiveerde Meldingen vindt uitsluitend plaats overeenkomstig de artikelen 7 en 8, of indien TRIQS daartoe wettelijk verplicht is.

10 Verstrekking van gegevens aan derden

1. TRIQS verstrekt persoonsgegevens uitsluitend aan derden voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de Overeenkomst, TRIQS daartoe wettelijk verplicht is, of de Gebruiker hiervoor toestemming heeft gegeven.
2. TRIQS maakt voor Online360 gebruik van een hostingpartij die op Nederlands grondgebied opereert en de technische infrastructuur (fysieke servers en netwerkinfrastructuur) verzorgt. De virtuele server waarop Online360 draait, wordt door TRIQS zelf beheerd; de hostingpartij heeft geen toegang tot deze virtuele server en daarmee geen inzicht in de inhoud van de binnen Online360 verwerkte gegevens. De hostingpartij wordt in dat kader niet als subverwerker aangemerkt.
3. Voor de betaling van de rapportage van een Meting maakt TRIQS specifiek voor Online360 gebruik van Mollie B.V. als betaaldienstverlener (voor betaling via bankoverboeking of Wero). Mollie treedt hierbij op als subverwerker, uitsluitend voor de afhandeling van de betaling; Mollie heeft geen toegang tot de Metinggegevens of overige inhoudelijke gegevens van Online360. Deze subverwerker wordt niet noodzakelijkerwijs ingezet voor andere producten van TRIQS. Met Mollie sluit TRIQS een verwerkersovereenkomst die waarborgen biedt voor een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens.
4. TRIQS verkoopt geen persoonsgegevens aan derden.

11 Doorgifte binnen de Europese Economische Ruimte

1. TRIQS verwerkt persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER).

12 Beveiliging van uw gegevens

1. TRIQS neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking.
2. TRIQS voert een beleid op het gebied van versleuteling, toegangsbeheer en periodieke beveiligingscontroles. TRIQS is ISO 27001 gecertificeerd.
3. Toegang tot Metinggegevens (waaronder de feedback, resultaten en persoonsgegevens van Deelnemers, zoals naam en e-mailadres) is binnen TRIQS beperkt: medewerkers van TRIQS hebben hierop standaard geen inzage. Verwerking van deze gegevens, bijvoorbeeld ten behoeve van het versturen van uitnodigings- en herinneringsmails, verloopt geautomatiseerd.

13 Cookies en vergelijkbare technieken

1. Voor Online360 wordt uitsluitend gebruikgemaakt van functionele cookies, die noodzakelijk zijn om de applicatie (waaronder de inlogomgeving) goed te laten werken. Voor deze functionele cookies is op grond van de wet geen voorafgaande toestemming vereist.
2. TRIQS maakt voor Online360 geen gebruik van analytische, tracking- of marketingcookies.

14 Uw rechten

1. Recht op inzage in de persoonsgegevens die TRIQS van u verwerkt.
2. Recht op rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens.
3. Recht op verwijdering (‘recht op vergetelheid’) van uw persoonsgegevens, met inachtneming van de bewaarplichten van TRIQS.
4. Recht op beperking van de verwerking.
5. Recht op bezwaar tegen de verwerking, voor zover deze is gebaseerd op een gerechtvaardigd belang van TRIQS.
6. Recht op overdraagbaarheid van gegevens (dataportabiliteit).
7. Recht om een eerder gegeven toestemming te allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

U kunt een verzoek tot uitoefening van een van deze rechten richten aan TRIQS via de contactgegevens in artikel 18, of rechtstreeks aan de Functionaris Gegevensbescherming (artikel 16). Voor Metinggegevens waarvoor de Gebruiker verwerkingsverantwoordelijke is (zie artikel 6), kan het verzoek ook worden gericht aan die Gebruiker.

TRIQS reageert in beginsel binnen één maand op een verzoek. Deze termijn kan, afhankelijk van de complexiteit en het aantal verzoeken, met twee maanden worden verlengd; in dat geval wordt de Gebruiker of Deelnemer hierover binnen de eerste maand geïnformeerd.

15 Klachten en de Autoriteit Persoonsgegevens

1. Heeft u een klacht over de manier waarop TRIQS uw persoonsgegevens verwerkt, dan kunt u deze indienen bij TRIQS via de contactgegevens in artikel 18 of bij de Functionaris Gegevensbescherming (artikel 16).
2. Daarnaast heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

16 Functionaris Gegevensbescherming

TRIQS heeft een Functionaris Gegevensbescherming (FG) aangesteld als aanspreekpunt voor vragen en verzoeken over de verwerking van persoonsgegevens binnen Online360.

Hiermee wordt geen formele Functionaris Gegevensbescherming (FG) in de zin van de AVG bedoeld. Het betreft uitsluitend een interne privacy-contactpersoon die verantwoordelijk is voor privacygerelateerde zaken binnen de organisatie. Aan deze rol zijn geen formele verplichtingen als FG verbonden, waaronder de verplichting tot het melden van de contactgegevens bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De Functionaris Gegevensbescherming is als volgt te bereiken:

1. Telefoonnummer: +31 38 466 1570
2. E-mail: avg@triqs.nl

17 Wijzigingen van deze privacyverklaring

1. TRIQS is gerechtigd deze privacyverklaring te wijzigen of aan te vullen.
2. Wijzigingen worden ten minste 30 dagen voordat zij van kracht worden aan de Gebruiker bekendgemaakt, bijvoorbeeld per e-mail of via een melding binnen Online360.
3. Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 28 augustus 2026 (versie 1.0).

18 Contactgegevens